Обязанность создавать электронный образ документов в ресурсоснабжающей организации

Здравствуйте, уважаемая Мария!

Акты осмотра ОИ собственников помещений в МКД входят в состав технической документации на МКД. Это установлено п. 24 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утв. постановлением Правительства от 13.08.2006 № 491. Ни одним законодательным актом не установлена обязанность сканировать акты осмотра жилого помещения и акты обследования приборов учета для ресурсоснабжающих организаций. Однако такая обязанность может быть закреплена в локальных нормативных актах самой ресурсоснабжающей организации.

По данному вопросу нет прямого законодательного требования об обязанности ресурсоснабжающих организаций сканировать акты осмотра жилых помещений и акты обследования приборов учета.

Однако законодательство об электронном документообороте (Федеральный закон № 63-ФЗ) допускает использование электронных документов наравне с бумажными при соблюдении определенных требований.

Таким образом, хотя прямой обязанности сканировать акты нет, ресурсоснабжающая организация вправе самостоятельно установить такой порядок в своих локальных актах. Это позволит ей эффективнее вести учет, осуществлять расчеты и перейти к электронному документообороту.

Рекомендую закрепить данное требование во внутреннем приказе или положении об электронном документообороте. При этом важно соблюсти требования законодательства об электронной подписи, хранении электронных документов и т.д.

Здравствуйте Мария!

В рассматриваемом случае специализированных информационных системах (ГИС ЖКХ, ЕИАС) содержатся данные по ежемесячным начислениям за жилищно-коммунальные услуги по каждому жилому помещению в соответствии с требованиями п. 2 ч.2 ст. 155 ЖК РФ

Обязанность направлять в адрес собственника платёжные документы на основании информации, передаваемой в том числе с помощью электронных или иных платёжных систем, возложена на исполнителя.

Вместе с тем ни в одном законодательном акте не установлена обязанность сканировать акты осмотра жилого помещения и акты обследования приборов учета для ресурсоснабжающих организаций.

Тем более Вы вправе ввести такую обязанность для работников, которые занимаются ведением лицевых счетов потребителей.

В противном случае возможно оспорить в судебном порядке (ст.131-132 ГПК РФ).

При необходимости можете обратиться к любому из юристов портала для содействия и защиты и подготовки правовых документов (ст.779 ГК РФ оказание юр.услуг).

Удачи вам

Законодательство Российской Федерации не устанавливает конкретной обязанности для ресурсоснабжающих организаций сканировать акты осмотра жилого помещения и акты обследования приборов учета. Создание собственной электронной базы и ведение электронного документооборота (ЭДО) может быть полезным для оптимизации работы организации и повышения эффективности управления информацией.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", организации имеют право самостоятельно определять порядок обработки и хранения информации, включая создание электронных баз данных.

Согласно статье 19 данного закона, организации обязаны принимать меры по защите информации, обрабатываемой ими, от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и других неправомерных действий.

Введение обязанности сканирования актов осмотра и обследования для работников, занимающихся ведением лицевых счетов потребителей, может быть осуществлено путем издания локального нормативного акта, например, приказа или положения. Такой документ должен содержать требования к формату сканирования, срокам выполнения работ и ответственности за нарушение установленного порядка.

1. Обязанность сканировать акты осмотра жилых помещений и акты обследования приборов учета для ресурсоснабжающих организаций прямо не установлена в нормативно-правовых актах.

2. Вместе с тем, Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" предусматривает возможность перевода государственных и муниципальных услуг в электронный вид (ст. 10).

3. Постановление Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг" также ориентирует органы власти на перевод процессов в электронный вид.

4. В Жилищном кодексе РФ, Правилах предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 N 354) отсутствуют положения, прямо обязывающие ресурсоснабжающие организации вести электронный документооборот.

Таким образом, на федеральном уровне прямо не установлена обязанность сканирования актов осмотров и обследования для ресурсоснабжающих организаций. Однако общий тренд на цифровизацию и перевод процессов в электронный вид может служить обоснованием для введения такой обязанности локальным актом организации.

В этом случае организации необходимо:

1) Издать соответствующий локальный нормативный акт (приказ, положение), устанавливающий обязанность сканирования первичных документов.

2) Обеспечить техническую возможность ведения электронной базы данных.

3) Ознакомить работников с новыми требованиями под подпись.

Таким образом, введение обязанности сканирования документов возможно, но оно должно быть закреплено в локальных актах организации.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", организации имеют право самостоятельно определять порядок обработки и хранения информации, включая создание электронных баз данных.

Уважаемая Мария, добрый день!

В российском законодательстве нет прямой обязанности для ресурсоснабжающих организаций сканировать акты осмотра жилого помещения и акты обследования приборов учета.

——————

Однако, существуют общие требования к ведению документации и обеспечению её сохранности, а также к использованию электронного документооборота.

Основные нормативные акты и требования:

1) Жилищный кодекс Российской Федерации (ЖК РФ):

Статья 155

Исполнитель обязан предоставлять платёжные документы на основании информации, передаваемой в том числе с помощью электронных или иных платёжных систем.

ГИС ЖКХ (Государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства)

————

В ГИС ЖКХ содержатся данные по ежемесячным начислениям за жилищно-коммунальные услуги по каждому жилому помещению.

Организации обязаны размещать информацию о начислениях и потреблении коммунальных услуг.

Организация может ввести внутренний порядок, обязывающий сотрудников сканировать акты осмотра и обследования приборов учета, для создания электронной базы данных и ведения электронного документооборота. Это можно сделать посредством локального нормативного акта, такого как приказ или положение.

Вы можете подготовить приказ или положение, устанавливающее порядок сканирования и хранения актов осмотра и обследования приборов учета.

Определите ответственных лиц и сроки выполнения.

Нужно еще будет подготовить программное обеспечение для сканирования и хранения электронных документов.

Таким образом, несмотря на отсутствие прямой законодательной обязанности сканировать акты осмотра и обследования, организация может самостоятельно установить такой порядок для улучшения документооборота и соответствия общим требованиям законодательства РФ

С уважением, Дарья Алексеевна