Это значит, что судья все материалы передал в канцелярию

Отдел судопроизводства - это канцелярия. Там дооформляют и приводят в порядок все документы по судебному делу согласно Инструкции

Сдача материалов в отдел судебного делопроизводства означает завершение судебного рассмотрения дела и начало стадии исполнения приговора. После вынесения решения суда (в вашем случае по статье 80 УК РФ — замена неотбытой части наказания более мягким видом наказания) судья направляет материалы дела в отдел делопроизводства суда для оформления исполнительных документов. Это стандартная процедура, предусмотренная Уголовно-процессуальным кодексом РФ (статьи 393-397 УПК РФ). Отдел делопроизводства готовит копию приговора для направления в учреждение, исполняющее наказание (например, уголовно-исполнительную инспекцию), а также для вручения осужденному. После этого начинается фактическое исполнение решения суда. Если приговор вступил в законную силу и не обжалован, вам следует ожидать официальных документов от суда или учреждения, исполняющего наказание, с указанием дальнейших действий.