Либо нарочно (в руки), либо по почте подавайте.
Лично в руки под роспись и расшифровку либо почтовым сообщением, заказным письмом и с уведомлением.
Так, чтобы у Вас было подтверждение того, кому и когда Вы вручили претензию.