Необходимые документы и законность оплаты проезда гражданского персонала на личном транспорте, принадлежащем к другому лицу, в бюджетной организации

Здравствуйте) Какие документы нужны для оплаты проезда гражданского персонала в отпуск на личном транспорте, если автомобиль не находится в собственности? Бюджетная организация. Законно ли это.