Как правильно оформить возврат денежных средств гражданину Узбекистана в связи с оформлением патента на коммерческой основе и возникшими задержками из-за здоровья сотрудника

Как правильно оформить возврат денежных средств в нашем случае: в нашу компанию обратился гражданин Узбекистана за помощью в оформлении патента на коммерческой основе, но оплату он внес всего 7000 рублей как предоплату данная услуга в нашем городе на коммерческой основе стоит 16500 рублей вместе со страховкой об отказе в получении патента, В его случае регистрация по безвизовому въезду заканчивалась через несколько дней, далее сотрудник отвечающий за оказание данной услуги попал в больницу и так как клиент не доплатил ему по телефону объяснили что он может подать документы и самостоятельно на таких условиях в ФМС и предложили ему прийти и написать заявление на возврат, директор его подписал сразу, Деньги и расходный кассовый ордер были подготовлены уже к 10 маю, до 10-го мая, клиенту было сообщено когда он сможет подойти за возвратом в устной форме, но он так и не подошел прошло уже 2 месяца и сегодня мы узнаем что данный человек написал заявление в полицию о том что мы ему не выплачиваем деньги. Хотя сумма подготовлена и ожидает его уже несколько месяцев как нам быть, как тут правильно действовать в такой ситуации и какие документы по данному факту нам нужно составить?