Ольга, пишите письмо в произвольной форме.

в произвольной форме, можете обратиться к любому юристу за помощью в составлении

Пишите произвольно и направляйте почтой

можно отследить через трек номер с помощью почты России и о получении письма и указать это в соответствующем рапорте

Вас это не должно волновать. У вас на руках доказательства факта обращения : почтовая квитанция с трек - номером, по которому (при желании) можно отследить получение., уведомление о получении (корешок заказного письма), копия письма военкома. Этого достаточно, чтобы обратиться в суд и обязать адресата дать вам аргументированный ответ по существу военкоматовского обращения.

Здравствуйте можно в произвольной форме но так чтоб всё понятно было

Так и напишите, в произвольной форме