Необъявленные жильцы - кто должен был сообщить об изменении числа проживающих и есть ли сроки давности?

В 2009 году мы прописали в квартиру еще 2 человека. Нас стало 7 человек. Прописывали у паспортиста в управляющей компании. Об изменениях мы никуда не сообщали. В квитанциях по оплате идет разное число прописанных людей. На отопление и горячее водоснабжение 5 человек, а в квитанции из управляющей компании 7 человек. Спустя три года нам отказали в справке о задолжности на тепло. Аргуменировав тем что нас прописано 7 человек, а платим за 5. Сотрудники расчетно-кассового центра сравнили квитанции по оплате. Вопрос: Кто обязан был сообщить об изменении числа проживающих (паспортный стол, управляющая компания, или собственник жилья) в 2009 году? Есть ли какие-либо нормотивно-правовые документы по этому вопросу? Есть ли срок давности? В 2010 году СОБИРАЛИ СПРАВКИ в АДМИНИСТРАЦИЮ НА СОК, ПОМОЩЬ ПО ОПЛАТЕ ГОРЯЧЕГО ВОДОСНАБЖЕНИЯ, в ПАКЕТЕ ДОКУМЕНТОВ БЫЛА ВЫПИСКА ИЗ ДОМОВОЙ КНИГИ. ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИЯ НЕПРОВЕРИЛА ДАННЫЕ И НЕ ИСПРАВИЛА В КВИТАНЦИИ ЧИСЛО ПРОЖИВАЮЩИХ. ЧТО НАМ ТЕПЕРЬ ДЕЛАТЬ? Спасибо за ответ.