По закону участники рынка обязаны предоставлять декларацию по сделкам, совершенным с древесиной. Сделать это нужно в течение 5 дней с момента подписания, внесения изменения или расторжения договора о продаже леса (п. 3 ст. 50.5 ЛК РФ).
Помимо декларации, юридические лица и ИП должны также подавать отчеты по всем этапам лесозаготовки, начиная с вырубки и вплоть до продажи. В действующем законодательстве не указаны точные сроки подачи данной документации.
Внесение сведений в ЕГАИС Лес осуществляют юрлица и ИП, которые имеют в собственности, хоз. ведении или оперативном управлении объекты по лесопереработке. Новый документ формируют для учёта баланса древесины.
Бланк создают в течение одного рабочего дня, когда на складе происходит покупка или продажа древесины и пиломатериалов:
после фактического поступления продукции, когда электронные сопроводительные документы заканчивают своё действие;
после фактического вывоза древесины, когда в системе ЕГАИС Лес происходит создание сопроводительного документа, в котором указан склад.
Далее, формируется итоговый отчёт, который содержит сведения о складском балансе древесины. Подача итоговой информации не требует участия ответственного лица, отчётность формируется каждый месяц автоматически в системе ЕГАИС Лес.
Если в полученных документах найдутся несовпадения видов и объёмов древесины, система заблокирует их до устранения несоответствий. Создание новых бланков станет невозможным. Вследствие этого, владелец объекта по лесопереработке не сможет заключать сделки по покупке или продаже древесины и пиломатериала.