В правом верхнему углу чистого листа колонкой по ширине на пол листа пишешь руководителю вашей организации (и подразделения - торговой точки). Указываешь его должность, ФИО. Затем от кого (свои ФИО, должность) в родительном падеже. Ниже посередине пишешь ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ. Ниже с красной строки: Я, ФИО, работал... и так далее... Описываешь ситуацию. И обясняешь ниже почему (по каким причинам) не считаешь себя виноватым.
Ниже ФИО, подпись, число/дата составления.
Объяснительную лучше составить в двух экземплярах. Один экземпляр откопировать. Подлинник отдать работодателю (руководителю), а на копии попросить расписаться во вручении: "Получено, ФИО, подпись, дата".
ОБРАЗЕЦ:
Директору
ООО "Рога и копыта"
Иванову Ивану Ивановичу
от продавца/кассира Петрова П.П.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
Я, Петров Пётр Петрович, продавец-кассир, 17 марта 2019 года работал в магазине ""Ромашка" по ул. Ленина, хх в г. Энске. В период моей смены /моего рабочего дня произошло следующее:... Обнаружено... В возникновении недостачи я не виноват, так как... (Внизу можно сослаться на свидетелей, если таковые имеются: "Мои слова могут подтвердить...)
ФИО, подпись, дата.