Как правильно обратиться к тур. агенту относительно отмены поездки и возврата денег в случае смерти близкого родственника?

Моя жена отказалась от тур. услуги, которая должна была состояться 04.06.,в связи смерти мамы, турагент деньги не возвращает, хотим направить тур. агенту заказным письмом заявление или претензию, или надо и то и другое вместе? Как правильно?