Вам же лучше знать, по каким причинам Вы отказываетесь от служебного (видимо) жилья. Мы Ваших причин не можем знать. Только гадать если, а что толку. У Вас есть причины, их и опишите в отказе.
Здравствуйте! Оформите акт отказа от предоставляемого жилья. Что значит правильно сформулировать? По каким причинам сотрудник отказывается, те причины и указывайте в акте. Удачи и добра!