Вы можете обратиться с Заявлением в свободной письменной форме (2 экземпляра), главное чтобы на Вашем экземпляре поставили оттиск печати, вх. № и подпись, если откажутся принимать, то можно направить Заявление заказным письмом с уведомлением и описью.