Как написать докладную записку о поломке оборудования - кто должен писать - обслуживающий персонал или пользователь?

Полагаю, что нет принципиальной разницы, кто напишет докладную, тот кто эксплуатирует, либо тот кто обслуживает. Главное, донести факт поломки и возможные причины. А с кого брать объяснительную по поводу поломки, работодатель решит сам.

Если при этом работник, непосредственной эксплуатирующий оборудование, не может выполнять свою трудовую функцию в связи с выходом оборудования из строя, то о начале простоя письменно заявить должен именно он. Ст. 157 ТК РФ