Согласно п.2 ст.9 Федерального закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в эти альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности относит к обязательным реквизитам первичных учетных документов также расшифровку личных подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
При этом Департамент методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России в Письме от 20 декабря 2000 г. N 16-00-14/820 отметил, что несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрена передача документов между сторонами - участниками сделки в форме факсимильной копии (п.2 ст.160 Гражданского кодекса Российской Федерации), подобный документ может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи.
Представляется, что такие же требования вполне могут быть предъявлены и к ксерокопиям первичных оправдательных документов.
Вместе с этим следует учитывать, что п.3.25 Государственного cтандарта "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-97, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273, предусмотрен порядок заверения соответствия копии документа ее подлиннику.
Для этого ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Заверительная надпись может дополнительно заверяться печатью организации, заверившей документ.
Исходя из вышеизложенного, факсимильная копия и ксерокопия первичных оправдательных документов могут быть приняты к учету только при условии заверения соответствия этих копий оригиналу в установленном действующим законодательством порядке.