Пропала заявка на отпуск - кто отвечает за график отпусков и как составить объяснение?

Прошу Вас помочь мне! меня просят дать объяснение по документу, суть вопроса: в июле месяце человек написал заявление на отпуск по графику отпусков но его потеряли кто то я в этот момент была в отпуске а выяснилось что человека не отправили в отпуск с 01.09 я приехала с отпуска 27 июля и типа должна была проследить что отпуск у него по графику в нашей организации принята писать заявление и идти в отпуск по графику отпусков или перенос отпуска по заявлению, но приказа о том что я ответственная за график отпусков нет что мне делать и как написать объяснения? Помогите где должно быть прописано что я отвечаю за график отпусков и как именно напишите пожалуйста?