Необходимое объяснение в отношении жалобы на грубое обращение бухгалтера нашего клиента и указание на связь с ее халатным отношением к предоставлению документов

Мне поступила жалоба на грубое и хамское обращение от бухгалтера нашего клиента, как написать обьяснительную, хамское отношение к бухгалтеру связано с ее халатным отношением в части предоставления документов. Посоветуйте пожалуйста как написать объяснительную моему руководству.