Претензия на уплату штрафа за отсутствие пропуска на территорию Заказчика - возможные способы оспорить и правильное оформление документа

Организация-Заказчик выставила претензию на уплату штрафа за отсутствие пропуска на территорию Заказчика у работника подрядной организации (нашей). По правилам Заказчика работники всегда в течение рабочей смены должны иметь при себе пропуск. Мы занимаемся монтажными, сварочными, газорезательными работами. Носить при себе во время работы пропуск очень неудобно и даже опасно. Пропуск бумажный (картонный), ламинировать его нельзя, т.к. он периодически продлевается и на пропуске ставится отметка о продлении. Во время выполнения работ он мнется и приходит в негодность. Кроме того при попадании искры в нагрудный карман, он может загореться (внутренних карманов у спецодежды нет). Поэтому все пропуска работники хранят в будке прораба, которая находится тут же на территории производства работ. При проверке пропускного режима проверяющий может удостовериться о наличии всех пропусков в прорабке, но нет. Раз нет при себе пропуска - получите претензию и уплатите штраф. Можно ли каким-то образом оспорить эту претензию? Как грамотно составить этот документ?