Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели (за исключением работодателей - физических лиц) обязаны вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной.
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 г. N 225 (далее - Правила), при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пп. 34 и 48 Правил. Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение, авария и т.п.), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены, в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника новые трудовые книжки сотрудникам организация обязана выдать за свой счет.
Для оформления приобретения и выдачи бланков трудовых книжек разработаны две книги. Это приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих книг приведены в приложениях 2 и 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 г. N 69.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
За нарушение порядка ведения трудовых книжек, установленного Правилами, на руководителя организации в соответствии с ч. 1 ст. 2.4, ч. 1 ст. 5.27 и ст. 23.12 КоАП РФ государственным инспектором труда может быть наложен административный штраф в размере от 5 до 50 МРОТ