Выдача награжденным дубликатов государственных наград и документов к ним взамен утраченных производится в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи награжденным дубликатов орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков к почетным званиям Российской Федерации и документов к государственным наградам Российской Федерации взамен утраченных, утвержденной распоряжением Президента РФ от 22.02.1996 года № 83-рп. Награды, полученные в СССР, подлежат восстановлению также в соответствии с данной Инструкцией.
Согласно п. 1 Инструкции получить дубликаты государственных наград возможно только в том случае, если они были утрачены в боевой обстановке, в результате стихийного бедствия либо при других обстоятельствах, когда не было возможности предотвратить утрату государственных наград, в частности, при их хищении.
То же ограничение распространяется и на выдачу дубликатов документов к государственным наградам.
В силу п. 15 Инструкции во всех остальных случаях возможно получение справки о награждении государственными наградами, подписанной руководителем Управления Президента РФ по государственным наградам и заверенной печатью. Для этого необходимо обратиться с заявлением, адресованным в вышеуказанное Управление, в орган местного самоуправления района, города по месту жительства. После рассмотрения заявления орган местного самоуправления направляет свое ходатайство в Управление Президента РФ по государственным наградам.