Сотрудники отказываются принять документы для контрактной службы из-за отсутствия приписки о наличии судимости в Определении. Справедливо ли это требование?

В пункте приёма на контрактную службу отказываются принимать документы, ссылаясь на то что в "Определении" должно быть приписано, что ознакомлены с наличием судимости. "Определение" выдавалось непосредственно в военной части, куда мой муж поехал с предписанием взятым в военкомате. Естественно наличие судимости было отражено, мужу выдали "Определение" на руки. Собрали весь пакет документов, так же все медицинские документы и анализы. В военкомате все проверили и направили в пункт приёма на контрактную службу. Там отказали в приёме документов отправляя в военную часть, за новым "Определением". Правомерны ли действия сотрудников приёмного пункта? Должна ли быть в "Определении" приписка о том что данная часть осведомлена о наличии судимости. Судимость была условная и давно погашена.