Если прошение о помиловании составляет мать заключенного, то ее ходатайство не будет рассматриваться до тех пор, пока заключенный к ее прошению не приложит аналогичный документ от себя, т.е. пока сам лично не попросит о помиловании. То же самое касается и документов о помиловании, составленных от имени родственников, общественности и любых других ходатайствующих лиц.
После того как у осужденного будут 2 прошения о помиловании (материнское и его личное), он должен обратиться к руководству учреждения, по месту нахождения которого отбывает наказание.
Несмотря на поведение заключенного и отношение руководства коррекционного учреждения к нему прошения у него обязаны принять и зарегистрировать в особом журнале. Далее на администрацию учреждения возлагается задача по сбору перечня документов, необходимых для реализации дальнейших этапов процедуры. Сформировать и полностью подготовить пакет документов администрация места пребывания заключенного обязана в течение 10 - 20 дней. Длительность отведенного промежутка времени зависит от степени тяжести преступления. К обязательному перечню документов относят:
медзаключение о физическом состоянии ходатайствующего лица (не матери, а самого заключенного);
биографические сведения о заключенном;
извещение о дате вступления приговора в законную силу;
сведения о прошениях, подаваемых ранее;
информация о применении к заключенному мер по условно-досрочному освобождению и амнистированию;
характеристика администрации коррекционного учреждения;
представление о помиловании.