Вопросы установки досок рекламных объявлений в подъезде - необходимость договора и лица, участвующие в подписании

Хочу получить согласие собственников на установку в подъезде доски рекламных объявлений. Есть ли практика установки таких досок на безвозмездной основе, должен ли быть в этом случае заключен договор или достаточно протокола ОСС. Если договор обязателен, то кто от имени собственников его подписывает - инициатор? И может ли такой договор быть заключен на 1 год с автоматической пролонгацией на следующий если ни одна из сторон не выразит желания его расторгнуть?