в бесплатной консультации невозможно описать как оформлять протокол..обратитесь к любому юристу и он вам составит образец
требования и порядок передачи копий решений и протоколов в региональные органы Госжилнадзора определены приказом Минстроя и ЖКХ РФ от 25.12.2015 г. № 937/пр.