Проблемы с получением справки для субсидий - кто должен быть ответственен и что делать?

Я работаю в Кисловодске в филиале ВУЗа от Ростова-на-Дону. Каждые полгода мне нужна справка для получения субсидий Я в Кисловодске подаю заявление, его передают в Ростов, когда будет отправлена почта (два раза в неделю). Справку отсылают тоже почтой и я не успеваю ее получить. Один раз семья из-за меня потеряла 10000 (у нас большая субсидия, большая семья). Теперь я получаю экспресс-почтой и плачу 1000 рублей за доставку. Зимой мне принесли ее в похоронное бюро, тк у мамы случился инсульт, когда я сообщила, что опять потеряем месяц. Летом я опять купила справку, я долго ждала, но сроки поджимали. Справку датируют грамотно, в течении трех дней от даты заявления, а чтобы мне отдать, говорят "приезжайте в Ростов" и она лежит у них. Скажите как должен был поступить мой директор филиала? Должна ли я сама ездить за справкой? Права ли бухгалтерия Ростова? Из-за этой нервотрепки я хочу уволиться с работы, тк мне справки нужны для кредита, оформления малоимущих, пока я их жду, справки других членов семьи не годны по датам. Спасибо большое.