Оформление путевых листов для водителей, работающих на арендованном автомобиле в ООО - особенности и рекомендации

А если ООО переаозящее груз на дальние расстояния и после разгузки в одном городе ищем загрузку на другой, при этом водитель работает в ООО на грузовом автомобиле арендованом безвозмездно у единственного учредителя этого ООО. Как мне оформлять путевые листы если я не вижу водителя месяцами, а координирую его действия по телефону и сканам ТТН.